تنفيذ جميع القرارات الصادرة عن الجهات المختصة بتعيين هيئة التدريس والموظفين والمستخدمين وفق الأنظمة والتعليمات النافذة في الجامعة.
إصدار القرارات الإدارية الخاصة بالعاملين ورفعها إلى رئيس الجامعة لإعتمادها وتنفيذها لاحقاَ.
اجراءات التعيين: عند حدوث شاغر، يتم صياغة الإعلان اللازم، وبعد تدقيقه يرفع لرئيس الجامعة للموافقة عليه ويتم تحويله إلى ديوان الجامعة وينشر في الصحف وعلى موقع الجامعة الإلكتروني حسب الأصول. وتحدد فيه مدة إستقبال الطلبات ومن ثم تجمع هذه وتفرز حسب المطلوب وتفرغ. وتعرض الطلبات الملائمة على لجنة التعيين، ويتم إستدعاء طالبي الوظيفة للمقابلة، ومن ثم يتم تحويل الأشخاص المرشحين للوظيفة بكتب رسمية لإجراء إمتحاني اللغة العربية واللغة الإنجليزية في كلية الآداب والعلوم، وإمتحان المهارات الحاسوبية في مركز الحاسوب والمعلومات. ويتم إختيار الأفضل من بين المتقدمين بكل شفافية.
صياغة وإعداد عقود عمل أعضاء الهيئة التدريسية وتحديثها حسب المستجدات، وصياغة العقود الخاصة والرواتب المقطوعة، وصياغة قرارات التعيين لأعضاء الهيئة الإدارية وقرار الإستقالة وفقدان الوظيفة والعجز عن مواصلة العمل والوفاة والإستغناء على الخدمة.
صياغة العقود التي تبرم من الشركات والمقاولين والأفراد والجهات الخارجية الأخرى وتدقيقها.
إعداد ملفات العاملين والمستجدين والتحقق من إستكمال وتسليم جميع مسوغات التعيين المطلوبة قبل إصدار قرار التعيين.
إعداد وتحضير الرواتب الشهرية للعاملين في الجامعة حسب الموعد المحدد في 25 من كل شهر (وكثيراً ما تصرف الرواتب قبل هذا التاريخ) بعد تنفيذ القرارات الصادرة بالحسومات أو بالإضافات.
تقوم الدائرة بتحويل رواتب العاملين لأي بنك يرغبونه شريطة أن لا يكون الشخص ملتزماً لبنك آخر بإستمرارية تحويل راتبه/ إليه. وقد بلغ مجموع الجهات التي تم تحويل رواتب العاملين إليها 26 بنكاً وجهة رسمية أو نقابة أو محكمة شرعية.
من التقارير الناتجة عن إصدار كشوف الرواتب الشهرية:
صرف العلاوات السنوية في الأول من أيلول من كل عام وتقدير قيمتها لترصيدها في موازنة السنة التالية مع إعداد القرارات اللازمة لمستحقي الترقية بعد مضي السنوات المحددة لكل درجة حسب الأصول، إن لم تكن هناك أسباب توجب وقف الترقية.
تسوية وصرف مستحقات جميع المستقيلين حيث تقوم الدائرة بإعداد إستمارة صرف للمستقيلين بجميع مستحقاتهم بعد تقديمهم لإخلاء طرف من الجامعة وإبراء ذممهم من ضريبة الدخل. وتسلم الاستمارة إلى الدائرة المالية حسب الأصول ويحتفظ بصورة من الإستمارة لدى الدائرة. وفي حالة الوفاة، تقوم الجامعة بصرف راتب شهرين كمصاريف جنازة.
تقوم الدائرة سنوياً بتقدير وإعداد كشوف مالية خاصة بمكافأة نهاية الخدمة لمن لا يخضع من العاملين لمظلة الضمان الإجتماعي حيث يتم ترصيدها في الموازنة سنوياً. وفي حالة استقالة المستحِق لها، يتم صرفها وخصم الضريبة المستحقة عليها حسب قانون الضريبة.
متابعة الإجازات السنوية للموظفين والإجازات المرضية والطارئة والحج والزواج والتعزية والإجازات بدون راتب، وما يترتب عليها من تخفيض قيمة الإجازات السنوية عن الإجازات بدون راتب ووقف إقتطاع الضمان الإجتماعي لأي إجازة تتجاوز مدة 16 يوماً.
- ((تتميز جامعة البترا عن غيرها بشأن الإجازات المرضية حيث تسمح الأنظمة والتعليمات الصادرة عن الجامعة بمنح الموظف/ة في حال إصابته بمرض عضال يستدعى مدة طويلة للعلاج، إجازة مرضية لمدة شهرين براتب مع العلاوة وشهرين آخرين بنصف راتب مع العلاوات ثم شهرين آخرين بدون راتب، وينظر بعدها إن كان مرضه/ قابلاً للشفاء من عدمه، وحينها يتم إتخاذ القرار المناسب بشأن المريض.)).
يتم في نهاية العام الميلادي تقدير أرصدة الإجازات المتوفرة بنهاية يوم 31 كانون الأول من كل سنة وتقدير قيمتها المالية لتؤخد بعين الإعتبار لموازنة السنة المالية التالية.
تقوم دائرة الموارد البشرية بإصدار تعميم تظهر فيه الأرصدة المتوفرة لأعضاء الهيئة الإدارية في جميع الدوائر والكليات كي يتمتعوا بإجازاتهم حسبما تقتضيه طبيعة العمل في كل جهة، بحيث يمكن للموظف أن يجمع رصيد سنتين.
مراقبـة الدوام: تتم مراقبة دوام العاملين في الجامعة بواسطة أجهزة البصمة الموجودة في كل مبنى من مباني الجامعة، ويتم من خلالها متابعة الدوام وإصدار القرارات المترتبة على إستخراج تقارير الدوام من حيث الغياب والتأخير وعدم الإلتزام بالدوام، حيث تطبق تعليمات الدوام الرسمي والمغادرات وفقاً لذلك.
المغادرات: جاءت في تعليمات الدوام الرسمي والمغادرات توضيحات كاملة ليطلع عليها الموظف ويلتزم بما جاء فيها، وفي حال المغادرة يتم تقديم طلب المغادر الرسمي المعد لهذا الغرض وبيان ما إذا كانت المغادرة رسمية أو شخصية بعد أن يكون قد تم الموافقة عليها من قبل الرئيس المباشر للموظف.
يسمح للموظف بالمغادرة لثلاث مرات في الشهر بحيث لا تتجاوز مدة مجموعها عن 8 ساعات عمل.
في حال المغادرة الصباحية للموظف، تكون الموافقة عليها في اليوم السابق لها وخلاف ذلك يقع مقدم المغادرة للمساءلة القانونية.
يشترط على طالب الإجازة أو المغادرة أن يقدمها بنفسه ويقترن توقيعه على الطلب بتاريخ تقديمه لها، كما يقترن توقيع رئيسه المباشر بتاريخ توقيعه عليها.
تقوم الدائرة بإعداد التعهدات والإقرارات الخاصة بإلتزام الجامعة بتحويل رواتب العاملين للبنوك أو النقابات الحاصلين منها على قروض مالية أو شراء سيارات أو غيره. ولا تصرف مستحقاتهم إلا بإبراء ذممهم من تلك الجهات. وفي حالة الإستقالة، يتم تحويل جميع مستحقات المقترِض/ة إلى الجهة التي إقترض منها.
إعداد الكشوف التي تحتوي على البيانات الوظيفية للعاملين سنوياً بناءً على طلب وزارة العمل ودائرة الإحصاءات العامة ووزارة التعليم العالي، وغيرها من الجهات.
تقوم الدائرة على فترات من السنة بتحميل جميع بيانات العاملين في الهيئة التدريسية والهيئة الإدارية على نظام EMIS التابع لمديرية تكنولوجيا المعلومات في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
بما أن المركز الصحي تابع إدارياً لدائرة الموارد البشرية، تقوم الدائرة سنوياً بإعداد عطاء التأمين الصحي والإعلان عنه في الصحف اليومية وعلى الموقع الإلكتروني، حيث يتم تسليم العطاء إلى لجنة العطاءات والمشتريات جاهزاً، ويتم إختيار شركة التأمين من قبل لجنة العطاءات. وعند رسو العطاء على إحدى الشركات، تقوم الدائرة بمتابعة ومراقبة تطبيق النظام الصحي، وتعمل على حل المشاكل الطبية العالقة بين الشركة والحالات الصحية التي تخص طلبة الجامعة والعاملين فيها.
إدخال وإخراج المشتركين في التأمين الصحي، وإستلام الفواتير الدائنة والمَدينة ومراجعتها مع مدير المركز الصحي والتأكد من صحتها، وتحويلها إلى الدائرة المالية. ويتم عقد جلسة تفاهم شهرياً بين الجامعة والشركة لحل ومراجعة جميع المشاكل العالقة.
وفقاً لأنظمة الجامعة، تقوم الدائرة بتأمين حياة العاملين حتى عمر 70 عاماً لدى شركة التأمين الإسلامية وتتابع إدخالات التعيينات الجديدة وإخراج المستقيلين مع مراجعة الفواتير الواردة وتدقيقها واحالتها إلى الدائرة المالية.
في حالة وفاة أحد العاملين في الجامعة، في جميع أحوالها، تقوم الدائرة بتحويل مستحقات المتوفي إلى المحكمة الشرعية أو المحكمة الكنسية حسب طبيعة الحالة.
