جامعة البترا | المهام والواجبات

الرئيسية

عن جامعة البترا

الدوائر والمكاتب

دائرة العلاقات العامة والدولية

المهام والواجبات

المشاركة في إعداد البرامج الخاصة بزيارة ضيوف الجامعة وإجراءات استقبالهم.
التنسيق مع الجهات المعنية في الجامعة فيما يتعلق بالإعداد للمؤتمرات والندوات وتنظيمها وبشكل خاص:

تأمين تذاكر السفر
الحجز في الفنادق
القيام بمهام الاستقبال والوداع
حجز مكان المؤتمر وتجهيزه
إعداد المطبوعات والمعدات والماكينات وتأمين القرطاسية اللازمة
الحجز في المطاعم وتحديد مواعيد الوجبات
تأمين وسائط النقل

الإعداد والتحضير للمناسبات الجامعية الرسمية وغيرها وتنظيمها.
إعداد قوائم المدعوين للمناسبات الجامعية وتوجيه الدعوات لهم في الوقت المناسب.
تزويد المؤسسات الثقافية المحلية وغيرها بما يصدر عن الجامعة من نشرات بشكل دوري ومستمر.
المشاركة في إعداد المطبوعات الإعلامية (وتشمل النشرات، والكتاب السنوي، ودليل الطالب، والتقرير السنوي).
رصد النشاطات العلمية والثقافية التي تعقد في الجامعة (مثل: المحاضرات، والندوات، والمؤتمرات، والمعارض) والحصول على أوراق العمل المتعلقة بها لحفظها.
التغطية الإعلامية للمؤتمرات والندوات والمناسبات الوطنية العامة التي تعقدها الجامعة.
رصد جميع النشرات الإعلامية والصور التي تصدر عن الجامعة وحفظها في ارشيف خاص أو في مكتبة ثقافية خاصة.
الاحتفاظ بالسمعيات والمرئيات التي لها علاقة بالمناسبات (مثل: السلام الملكي، والأفلام الوثائقية عن الجامعة ومناسباتها، وتسجيلات حفلات التخرج، ونشاطات المسؤولين في الجامعة).
إعداد الموازنة السنوية لدائرة العلاقات الثقافية والدولية.
متابعة أوضاع المرشحين للابتعاث وتزويدهم بعناوين الجامعات الاجنبية المعتمدة في كل من الولايات المتحدة الأمريكية، وكندا، والدول الأوروبية ومتابعة شؤون الموفدين في الخارج عن طريق المراسلات أو البريد الإلكتروني.
متابعة امور التحويلات المالية الخاصة بالموفدين في الخارج، وتشمل رسومهم الجامعية، ومخصصاتهم الشهرية، وذلك بالتنسيق مع دائرة الشؤون المالية والمدير الإداري والعميد المعني.
تحديث معلومات العلاقات الثقافية والدولية على موقع الجامعة الإلكتروني.
إجراء الاتصالات الرسمية مع السفارات الأجنبية والعربية لترتيب زيارات السفراء والملحقين الثقافيين للجامعة لمقابلة الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة والأستاذ الدكتور نائب رئيس الجامعة.
الاتصال مع المنظمات والمؤسسات الدولية المانحة وذلك لاستقطابهم لدعم مشاريع البحث العلمي والبحث عن مصادر تمويل للمشاريع التنموية في الجامعة.
تحضير مسودات اتفاقيات التعاون الدولي مع الجامعات الأجنبية لتبادل أعضاء هيئة التدريس وتأمين قبول للدراسات العليا لنيل درجة الماجستير والدكتوراه في مختلف التخصصات.
إنشاء ملفات خاصة بكل مرشح وموفد.
إعداد وتوجيه الكتب الرسمية مع الكليات المعنية بخصوص الأوضاع الأكاديمية للمرشحين والموفدين.